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In den nachfolgenden FAQs erhalten Sie Antworten auf Ihre Fragen.

FAQ ÜBERSICHT

Allgemeines

Mit MOBIKO können Sie Ihren Mitarbeitern einen relevanten und innovativen Benefit in Form eines Mobilitätsbudgets für privat bezahlte Mobilität anbieten. Hierzu zählen die Fahrten zur Arbeit und sonstige private Fahrten. Ihre Mitarbeiter können sämtliche auf dem Markt derzeit angebotene Mobilitätsdienstleistungen, wie etwa Taxi, Bus, Bahn oder Car-, Bike- oder Scooter-Sharing-Dienste, etc. nutzen und mittels MOBIKO schnell und unkompliziert erfassen und steueroptimiert abrechnen. 

1. Was ist MOBIKO?

Sobald Sie sich für MOBIKO entschieden haben, können Sie nach erfolgreicher Registrierung in der MOBIKO Manager Suite (Admin Bereich) Ihre Mitarbeiter anlegen und diese zur MOBIKO Nutzung per E-Mail einladen. (siehe auch Video „Mitarbeiter anlegen und einladen“)


In Ihrem Admin-Bereich können Sie die Belege Ihrer Mitarbeiter einsehen sowie auf Richtigkeit und Vollständigkeit überprüfen. Sollten Sie einen Fehler oder mangelnde Bildqualität des Belegs feststellen, können Sie den Beleg mit einem entsprechenden Kommentar zurückweisen. (MOBIKO empfiehlt Ihnen eine monatliche Stichprobe von mindestens 5% aller eingereichten Belege Ihrer Mitarbeiter.)


Jeweils an einem gemeinsam mit Ihnen festgelegten Stichtag des Folgemonats steht für Sie nach Abschließen des Monats die csv-Datei zum Download bereit. Bitte laden Sie die csv-Datei herunter und schicken sie per E-Mail an accounting@mobiko.de. Die Überweisung der geltend gemachten Mobilitätsausgaben Ihrer Mitarbeiter wird nach Erhalt angestoßen. 

2. Wie funktioniert MOBIKO für mich als Arbeitgeber?

Verwendung

Der Arbeitgeber gewährt mit MOBIKO ein Mobilitätsbudget, mit dem der Arbeitnehmer seine privat bezahlte Mobilität erstattet bekommt.

Was ist privat bezahlte Mobilität? Hierzu zählen direkte Fahrten zur Arbeit und zurück (also zwischen Wohnort und erster Tätigkeitsstätte) und sonstige private Fahrten in deiner Freizeit, wie z.B. der Wochenendausflug mit dem Mietwagen.


1. Wofür kann MOBIKO genutzt werden?

Über die MOBIKO App können derzeit keine geschäftlichen Reisekosten eintragen werden. Die im Rahmen von Dienstreisen anfallenden Mobilitätskosten werden weiterhin unabhängig von MOBIKO erstattet. 

2. Kann MOBIKO für die berufliche Mobilität genutzt werden?   

Ausgaben, die durch die Nutzung von Mobilität entstehen, für an Mobilität angrenzende Dienstleistungen oder für Anschaffungen im Zusammenhang mit privater Mobilität.

Beispiele für die Nutzung von Mobilität (keine abschließende Aufzählung):

  • Mietwagen-Dienste: z.B. SIXT, Avis, Europcar, etc.  
  • Klassische öffentliche Verkehrsmittel (ÖPNV): z.B. Bahn, U-Bahn, S-Bahn, Tram, Bus, Taxi, Flugzeug, etc.  
  • Car-, Scooter- und Bike-Sharing Dienste: z.B. Car2Go, DriveNow, Flinkster, Oply, Emmy, Nextbike, MVG-Rad, etc.  
  • Mitfahr-Dienste,: z.B. BlaBlaCar, Uber, flinc, CleverShuttle  
  • Peer-2-Peer-Sharing Dienste: z.B. drivy, Croove, etc.  


Beispiele für an Mobilität angrenzende Dienstleistungen (keine abschließende Aufzählung):  

  • Treibstoff für das private Fahrzeug (Kfz, Motorrad, Scooter, etc.)  
  • Auto-, Motorrad-, Scooter- oder Fahrradinspektion und –reparaturen  
  • Reifenwechsel  
  • Beschaffung von Ersatzteilen (z.B. Fahrradschlauch o.ä.)  
  • Parktickets, Mautgebühren, etc.  
  • Kosten für Waschanlage, Innenreinigung, etc.  


Beispiele für Anschaffungen im Zusammenhang mit privater Mobilität (keine abschließende Aufzählung):

  • Kauf, z.B. eines Fahrrads
  • Helm, Schutzkleidung, o.ä. 


3. Was versteht MOBIKO unter Mobilitätsausgaben?  

Nutzerverwaltung

Über den Reiter "Nutzer" können Sie Ihre Mitarbeiter anlegen und einladen. Klicken Sie auf den Button "Mitarbeiter einladen" und geben Sie den Vor- und Nachnamen sowie die E-Mail Adresse, Rolle und Personalnummer des Mitarbeiters an. Bestätigen Sie die Eingabe mit Klick auf den Button "Einladen". Im Anschluss erhält Ihr MItarbeiter ein E-Mail Einladung zur Registrierung bei MOBIKO. Neue Kollegen können Sie natürlich jederzeit auf gleiche Weise hinzufügen.

1. Wie kann ich meine Mitarbeiter anlegen und zur Nutzung von MOBIKO einladen?

Belegprüfung

Mitarbeiter können alle ihre eingereichten Mobilitätsbelege jederzeit über die MOBIKO App einsehen.

Berechtigte Personen auf Arbeitgeberseite erhalten ebenfalls einen passwortgeschützten Zugang zur MOBIKO Manager Suite, über die eine stichprobenhafte Prüfung der eingereichten Belege möglich ist. Nach jeder Abrechnungsphase wird eine Datei generiert, die detaillierte Informationen über die geprüften Belege enthält.

Im Fall einer Betriebsprüfung kann der Arbeitgeber bei MOBIKO einen Zugang für den Betriebsprüfer zur MOBIKO Manager Suite erhalten. Mit dem passwortgeschützten Zugang des Betriebsprüfers können alle Bilder der Belege über die MOBIKO Manager Suite eingesehen werden.

1. Können die eingereichten Mobilitätsbelege eingesehen werden?

Zum Glück nicht 😊

Da die monatliche csv-Datei alle relevanten Informationen (wie Transportmittel/ Dienstleistung, Preis, Datum des Zuflusses, Art der Fahrt) enthält, ist es ausreichend die csv-Datei als Beleg zum Lohnkonto aufzubewahren. Ihre Mitarbeiter können den Originalbeleg ebenfalls wegwerfen, sobald die Erstattung erfolgt ist. 

2. Müssen die eingereichten Mobilitätsbelege im Original vom Arbeitgeber für die Dauer der steuerlichen Aufbewahrungsfristen aufbewahrt werden?

Grundsätzlich liegt es in Ihrem Ermessen und Interesse die Belege ausreichend zu prüfen. Dennoch empfehlen wir Ihnen, mindestens 5% der eingereichten Mobilitätsausgaben stichprobenartig zu prüfen.

3. Müssen die eingereichten Belege durch den Arbeitgeber geprüft werden? 

So einfach und schnell funktioniert die Belegprüfung mit MOBIKO:


1. Unter dem Reiter „Ausgabenverwaltung“ finden Sie eine Übersicht sämtlicher eingereichter Belege & Rechnungen.

2. Klicken Sie auf eine Ausgabe, die Sie prüfen möchten.

3. Gleichen Sie nun die angegeben Informationen mit dem hochgeladenen Beleg, der Rechnung oder dem Ticket ab.

4. Stimmen die Informationen überein, dann bestätigen Sie dies bitte mit einem Klick auf den Button „Geprüft“.

5. Sollten die Informationen fehlerhaft sein bzw. der Beleg, die Rechnung oder das Ticket fehlen, können Sie die Ausgabe mit oder ohne Grund zurückweisen.


Der jeweilige Mitarbeiter erhält im Anschluss eine Benachrichtigungs-Email mit der Bitte die Angaben zu korrigieren bzw. zu ergänzen.

Dauerhaft zurückgewiesene Ausgaben werden in der csv-Datei nicht berücksichtigt und somit dem Mitarbeiter nicht rückerstattet.

Nach Abschluss der Belegprüfung wird Ihnen der aktuelle Prozentsatz der geprüften Belege angezeigt.


4. Wie genau funktioniert die Belegprüfung?

Schreiben Sie uns: 

mail@mobiko.de

Rufen Sie uns an:
+49 (0) 89 21 53 90 13 

WEITERE FRAGEN ODER FEEDBACK?

Wir haben immer ein offenes Ohr für Sie!